Rosnąca ilość transakcji w nowoczesnym świecie oraz zwiększająca się specyfikacja usług z nimi związana, diametralnie zwiększają ilość danych z którymi zmaga się przeciętne przedsiębiorstwo każdego roku. Duża ilość sprawozdań finansowych, bilansów, faktur, umów, korespondencji oraz zobowiązań sprawia, że coraz trudniejsza staje się koncentracja na prowadzeniu działalności gospodarczej. Przekopywanie się przez setki dokumentów oraz ich ciągłe porządkowanie mogą być ogromnym wyzwaniem nawet dla najbardziej uporządkowanych biur. Dodatkowo zwiększająca się potrzeba szybkiego dostępu do różnej dokumentacji oraz zapewnienia ich bezpieczeństwa sprawiają, że utrzymywanie dokumentacji w tradycyjnej fizycznej formie staje się nie tylko nieefektywne, lecz wręcz niemożliwe w kontekście zmieniających się wymogów i oczekiwań kontrahentów. Rozwiązaniem staje się transfer całości danych do elektronicznego obiegu dokumentów w którym są one opisane oraz przechowywane według zorganizowanego podziału folderów. System umożliwia szybkie dodanie, opis, organizacje oraz dostęp do danych z każdego miejsca z dostępem do internetu.
Właściwości systemu:
- skanowanie dokumentów w systemie OCR umożliwiającym przeniesienie całości tekstu do formy elektronicznej
- automatyczne uzupełnienie danych z czytanych z dokumentu dzięki wykorzystaniu aktywnego algorytmu ProgmateDocs
- zdalny dostęp za pomocą systemu web-client
- możliwość dodawania i opisywania dokumentacji, faktur, korespondencji i umów zarówno indywidualnie przez klienta jak po przez zleconą usługę
- dzielenie/konsultacje/przekazywanie zadań do innych osób lub zespołów
- automatyczna porządkowanie dokumentów według opisu
- proste i szybkie wyszukiwanie dokumentacji po jakimkolwiek słowie kluczowym z teksu lub opisie
- archiwizacja i back-up dokumentacji na oddzielnych serwerach
- szybki dostęp do dokumentacji za pośrednictwem e-platformy
- możliwość transferu dokumentów na przenośne urządzenia CD/DVD/USB/SD
- opis i podpis elektroniczny dokumentów
Dokumenty dla elektronicznego obiegu:
- faktury kosztowe/sprzedażowe we wszelkich formatach (również zeskanowane oryginalne dokumenty)
- umowy
- korespondencje
- raporty
- deklracje podatkowe
- sprawozdania firmowe
- polisy
- akty notarialne
- tłumaczenia
- dokumentacja kadrowa
- wnioski